How the DeKamer Onboarding Process Works

Het onboarding proces bij De Kamer Is omvat due diligence-controles die moeten worden uitgevoerd voordat uw bedrijf op een van onze locaties gevestigd kan worden.  Deze controles zijn gebaseerd op de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), de Nederlandse uitvoering van de AML/KYC regelgeving die van toepassing is  op coworking ruimtes in de EU en het VK. De KYC- en AML-controles zijn wettelijk verplicht en omvatten de verwerking van persoonsgegevens van de aanvrager.  

Maar waarom zijn deze controles zo belangrijk voor het onboarding proces?

 

De noodzakelijkheid van controles in het algemeen

Bij De Kamer wordt de hele ruimte gehuurd, op basis van hem te delen.  Ons coworkers hebben het recht om de ruimte en alle middelen van de ruimte naar wens en behoefte te gebruiken. Ons deelmodel houdt in dat onze coworkers alleen betalen voor wat ze daadwerkelijk gebruiken, of het nu een volledig privé kantoor of een thuisbasis is. Dit houdt in dat dezelfde formaliteiten vereist zijn als bij een ieder huurcontract. Enige coworking ruimte in Nederland waar bedrijven zich op hun adres kunnen registreren, moet voldoen aan de Wwft. 

 

Deze controles worden ook vereist van (bijvoorbeeld) notarissen, banken, accountants en advocaten. Deze controles zijn ingesteld om de integriteit van het bedrijf en de bredere gemeenschap te beschermen tegen illegale activiteiten zoals het witwassen van geld, fraude, financiering van terrorisme, witwassen en zelfs mensenhandel.

 

Sedert coworking mainstream geworden is, is het duidelijk geworden dat niet alleen bedrijven en freelancers coworking hebben ontdekt en van het gemak en de flexibiliteit ervan genieten. Ook kwaadaardige entiteiten en louche bedrijven hebben coworking ontdekt. Een van de belangrijkste aandachtspunten voor cowork ruimtes is het bespeuren van bedrijven die illegale activiteiten uitvoeren. Coworking ruimtes zijn in het verleden ten prooi gevallen aan dergelijke personen omdat er (bijvoorbeeld) geen direct adres aan de persoon is gekoppeld. Door de coworking ruimte als hun werkplek te vermelden, kunnen louche bedrijven de coworking ruimte als schuilplaats gebruiken, waardoor het moeilijker wordt voor wetshandhavers om ze op te sporen. 

 

Daarom zijn deze controles zo belangrijk in het coworking bedrijf. 

 

Wanneer een persoon illegale activiteiten voor ogen heeft, komen ze over het algemeen niet naar voren om te verklaren dat het hun bedoeling is om schuldeisers te ontwijken, de sociale media-storm die op hen volgt te vermijden of zich voor de wet te verbergen. Integendeel, zulke personen zijn vaak erg charmant en sympathiek, omdat ze weten dat veel cowork ruimtes hun leden selecteren op een “onderbuikgevoel” of op intuïtie over hoe hun bedrijf “zou inpassen” bij de cowork ruimte. Daarom is het aan de cowork ruimte om zoveel mogelijk objectieve informatie over een lid te verkrijgen alvorens een aanvraag kan worden aanvaard.

 

De controles zorgen ervoor dat mensen in sectoren die aan de poort staan voor het toetreden van bedrijven naar de markt (zoals coworking), juist zorgen voor selectie aan de poort in  het belang van de bredere gemeenschap. Deze controles verkleinen de kans dat criminelen en fraudeurs door de mazen van het net glippen en gebruikmaken van coworking ruimtes om hun illegale activiteiten uit te voeren.

 

Hoe het onboarding proces werkt 

 

Bij De Kamer is het onboarding proces ontworpen met het doel om een community van verdiend vertrouwen te ontwikkelen, zodat coworkers de ruimte kunnen delen met de zekerheid dat hun collega’s zich daar ook voor inzetten.

Wanneer je  ons voor het eerst benadert om te informeren naar De Kamer, is het eerste bericht dat je  ontvangt een lijst met beschikbare locaties en prijzen, zodat je  de locatie kan  kiezen die het beste bij je bedrijf  past. Als je  het al weet of meteen uit de lijst zou kiezen, gaat het proces verder met de volgende stap. Zo niet, dan kunnen we verder overleggen om je te helpen met het kiezen van de beste locatie voor jouw bedrijf.

 

Zodra jeweet waar je je  bedrijf wil vestigen, sturen we jeeen formulier om in te vullen. Dit zorgt ervoor dat we alle informatie hebben die we nodig hebben om de due diligence-controles uit te voeren en ook om je  bedrijf naar wens van dienst te kunnen zijn.

 

Op basis van de informatie in het formulier sturen wij jeeen link naar ons geautomatiseerde systeem. Deze verzamelt de documenten die we nodig hebben en stuurt ze naar onze compliance officer die ze verifieert en ons informeert dat alles in orde is voor de volgende stap. Deze documenten moeten legitieme, duidelijke afbeeldingen van het oorspronkelijke zijn en er mogen geen delen worden gemaskeerd of afgedekt. Dit om belemmeringen of vertragingen tijdens het controleproces te voorkomen.

 

De geautomatiseerde Cowork Tools-module is een project ontwikkeld binnen de Velvet Community onder leiding van de European Coworking Assembly. Het doel is om coworking ruimtes in de gemeenschap alsook coworkers de zekerheid te bieden dat de achtergrond- en documentcontroles zullen worden uitgevoerd met de volledige middelen van een financiële instelling, evenals de garantie van privacy van persoonlijke gegevens die worden aangeboden door een gereguleerde entiteit. Uw persoonlijke gegevens worden niet bewaard of zelfs gezien door de coworking ruimte; we krijgen een melding van de compliance officer dat alles is goedgekeurd. 

 

Zodra de controles zijn voltooid, wordt je  aanvraag geaccepteerd. We sturen dan een contract dat kan worden ondertekend op elke smartphone of elk apparaat met een touchscreen.

How the DeKamer Onboarding Process Works

The onboarding process at DeKamer is quite thorough and includes due diligence checks that need to be done before you can put your business at any of our locations. 

These checks are based on the Know Your Customer (KYC) and Anti-Money Laundering (AML) regulations which apply to coworking spaces across the EU and the UK.The KYC and AML checks are required by law, and involve the processing of personal data from the applicant. 

But why are these checks so important for the onboarding process? 

The need for the AML checks in General 

In de Kamer, our coworkers rent the entire space on the basis of sharing it, and have the right to use the space and all its resources at will.  Our sharing model means that our coworkers only pay for what they actually use, be it a fully private office or a home base.   This means that the same formalities are required, as are required for any rental contract.  Any coworking space that allows companies to register at its address, is required to comply with the AML/KYC requirements.

The KYC and AML checks are also required of notaries, banks, accountants, and lawyers (for example). They are put in place to protect the integrity of the business as well as the wider community from illegal activities such as money laundering, whitewashing, fraud, terrorism financing and even human trafficking.

 

Since coworking is now mainstream, it is clear that not only business and freelancers have discovered coworking and love its convenience and flexibility.  Bad actors have also noticed coworking. One of the priority concerns for coworking spaces is to be able to  detect businesses conducting  illegal activities. Coworking Spaces have, in the past, fallen prey to such individuals because (for example) there is no direct address tied to the person. By listing the coworking space as their place of work, bad actors can use the coworking space as a hideout, making it harder for law enforcement to track them down. 

That is why AML/KYC checks are so important in the coworking industry. 

When a person has illegal activities in mind, they do not generally walk up and declare that their intention is to dodge creditors, avoid the social media storm that follows them, or hide out from the law. Quite the contrary, often representatives of such forms are very charming and likeable, since they know that many coworking spaces select their members on “gut feel” or on an instinct about how the company will “fit in”. . It is the duty of the coworking space to find out as much objective information as possible about  the member before accepting their application. 

The AML/KYC checks essentially place people and business owners, who trade in business entry sectors (such as coworking), in a position of serving as a gatekeeper for the wider community. These checks lessen the possibility of criminals and fraudsters slipping through the cracks and making use of coworking spaces to host their illegal activities. 

How the onboarding process works

At DeKamer the onboarding process has been developed with a focus on developing a community of earned trust, so coworkers can share the space with the assurance that their fellow coworkers are also committed to the same.  

When you first approach us to inquire about deKamer, the first communication you  will receive is a list of available locations and prices so you can choose the location that best suits you. If you already know or choose immediately from the list,the process moves on to the next step. If not, we can have a text chat or a conversation to help you decide which location would be best. 

Once you know where you want to have your business home, we send you a form to fill in. This ensures that we have all of the information we need to run the due diligence checks and also to serve your business as you wish it to be served.

Based on the information in the form, we send you a link to our automated system.  This collects the documents we need and sends them to our compliance officer who verifies them and lets us know that everything is alright and that we may proceed. 

These identification documents have to be legitimate, clear images of the actual document, and no parts of the identification document should be masked or covered. This is to avoid hindrances or delays during the checking process.

The automated Cowork Tools module is a project developed within the Velvet Community under the leadership of the European Coworking Assembly.  Its aim is to provide community coworking spaces as well as coworkers with the assurance that the background and document checks will be carried out with the full resources of a financial institution as well as the assurance of privacy of personal data offered by a regulated entity.  Your personal data is not held or even seen by the coworking space; we receive a report from the compliance officer that all is approved. 

Once the checks have been completed your application is accepted.  We then  send a contract that can be signed on  any smart phone or device with a touch screen. 

The reason we chose to use online, or virtual, contracts is again because it allows our coworkers and us to have control of where the contract and the information in it is stored. It prevents both parties from losing the agreement and it also aligns with our ethics to help the environment by not making use of paper. 

Once the contract has been signed, you will be allowed to make use of the location that you picked — or any of our other locations.

What happens to personal data afterwards?

Personal data is essential information for running due diligence checks, and therefore it raises the question, what happens to the applicant’s personal data? 

The documents collected during the onboarding process are stored by SubSub, a market leader in AML/KYC solutions, and by Velvet Community. This is to ensure your safety as they have far better security than we could ever hope to have. The information you submit via our form is kept by DeKamer in its management program, zapfloor, which is also GDPR compliant. Regulations state that an entity is obliged to maintain this information and to keep it safe for five years after that business relationship ends. Therefore, we need to ensure that we keep records of all of our users even after they have left. 

At DeKamer we take special care to ensure that the personal data of our users are safe and secure. We ensure that no personal data is leaked or shared internally or externally for the safety of our users and their identities. 

How DeKamer helps businesses

De Kamer is able to offer SMEs, startups, businesses, and independent workers a home from which to work in the Netherlands, from a registered business address to a private rental. 

As a business owner, foreign entrepreneur, independent worker, or during a move it is important to have an address at a minimum to register the business with the Chamber of Commerce.  

We also offer a postal address and registration address in the Netherlands. Business owners or independent workers can register their business at one of our various coworking locations in the Netherlands. 

At De Kamer, it’s not someone else’s space: it is your space  which serves you in exactly and only the ways you  want.

Contact us to find out how we can be of assistance to help with the onboarding process or if there are general questions that need to be answered, head to our FAQ section for more information.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *