Maatschappelijke zetel, Vestigingsadres, Virtueel Kantoor, hoe zit dat eigenlijk?

In Europa en de Verenigde Staten deelt elk bedrijf minstens één belanghebbende: de overheid. Dit geldt zelfs als een bedrijf als eenmanszaak actief is of als je freelancer bent. Vaak denken we hier niet veel over na, maar fundamenteel tot ons  systeem is het gegeven dat het bestaan van een bedrijf afhankelijk is van het bestaan van de overheid. Er zijn natuurlijk veel andere belanghebbenden in een bedrijf, zoals de klanten, de leveranciers en de dienstverleners. Om aan de behoeften van al deze mensen te voldoen, maken we gebruik van onder meer bedrijfsvergunningen, belastingnummers en een handelsregister met belangrijke informatie voor de belanghebbenden, zoals contactgegevens, verantwoordelijke personen en het geregistreerde bedrijfsadres.  

 

Een zakelijk adres is natuurlijk om vele redenen belangrijk, zoals voor het verzenden en ontvangen van post en pakketten, als plek om met leveranciers of verkopers te ontmoeten, of zelfs met ontevreden klanten ontmoeten die persoonlijk iemand van het bedrijf te woord willen staan – vaak als laatste redmiddel. Veel mensen die vanuit huis werken of in de kantoren van hun klanten werken, hebben geen apart kantoor om hun bedrijfsadres te registreren, en willen dat ook niet.  Er zijn er natuurlijk ook nadelen van je bedrijf aan huis te registreren – als het uberhaupt mag.  Veel huur- en hypotheek overeenkomsten verbieden het registreren van een bedrijf op het huisadres. Dit kan worden opgelost door gebruik te maken van een registratieadres..  

 

In Europa bestaat er een verschil tussen het virtuele kantoor adres, een registratie adres, en een maatschappelijke zetel. Deze  termen worden echter vaak met elkaar verward.  

Dus, wat is het verschil tussen een virtueel kantoor en een registratie adres ofwel vestigingsadres?. 

 

Een virtueel kantoor

Een virtueel kantoor is over het algemeen een adres dat wordt gebruikt in correspondentie zoals e-mails en een plaats waar post naartoe wordt gestuurd. Dit adres wordt gebruikt voor administratieve doeleinden. Een virtueel kantoor kan meestal niet worden gebruikt als fysieke plek om werk te doen, het is gewoon een plek waar papierwerk wordt verzonden. 

 

Vaak is een virtueel kantoor niet meer dan een enkele ruimte waar honderden bedrijven zijn geregistreerd. Met recht is er geen manier om een bedrijf of meerdere bedrijven vanuit dat ene gebied te runnen. Dit komt omdat de mensen die deze dienst gebruiken deze niet als kantoor willen gebruiken. 

 

Het is ook geen plek waar belanghebbenden de ondernemer kunnen vinden. Daarom is dit type adres niet voldoende om een bedrijf in te schrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dit komt omdat het adres niet van het bedrijf is en het niet de werkelijke locatie weerspiegelt waar belanghebbenden de bedrijfseigenaar kunnen opzoeken.

 

Een maatschappelijke zetel 

Een registratieadres is de plaats waar een bedrijf is gevestigd. Dit is wat een vestigingsadres onderscheidt van een virtueel adres. De vestigingsadres moet een fysieke plaats zijn waar belanghebbenden jou of de leden van het bedrijf kunnen vinden; ofwel, de plaats van de duurzame uitoefening van je bedrijfsactiviteiten als de regels zo zingend voorschrijven.. 

 

Het doel van een vestigingsadres is dat het een echt kantoor is, met echte kantoorbenodigdheden zoals bureaus, printers, stoelen, mappen, een koffiezetapparaat en een koelkast. Een coworking space kan bijvoorbeeld aan deze beschrijving voldoen, of het nu flexibel of hybride is. 

 

Dit betekent dat een coworking adres soms gebruikt kan worden om jouw bedrijfsadres in te schrijven bij de KvK. Van belang bij het nemen van deze beslissing is namelijk: kun je er naar toe wanneer je maar wilt om te werken, of moet je eerst toestemming krijgen van de mensen die de ruimte runnen? Als je toestemming moet krijgen – en belangrijker nog: de toestemming kan worden geweigerd – dan is de ruimte niet van jouw en is het niet voldoende voor een inschrijving bij de Kamer van Koophandel.

 

Dus, om samen te vatten, conceptueel is het verschil het volgende:

  • Een virtueel kantoor komt overeen met een kleine ruimte die wordt gebruikt voor administratieve doeleinden, zoals het ontvangen van post en het gebruik ervan in correspondentie. Dit adres is beperkt omdat het niet kan worden gebruikt om een bedrijf in te schrijven bij de Kamer van Koophandel.
  • Een vestigingsadres of registratieadres is een kantoorruimte (fysieke locatie), zoals een coworking ruimte, die door het bedrijf naar believen kan worden gebruikt. Ook kan het worden gebruikt als adres om een bedrijf in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Het heeft alles wat een kantoorruimte gebruikelijk benodigd en het bedrijf kan de ruimte gebruiken ter eniger tijd, hoe ze ook maar willen.

 

Wat voor soort kantoor is DeKamer dan? 

Een van de niveaus van lidmaatschap bij DeKamer is het basisniveau de registratieadres en deze sluit een vestigingsadres in. Sommige coworkers zijn zo gewend om de term virtueel kantoor te gebruiken dat het soms verwarring schept als het over DeKamer gaat. 

 

De kern van ons model is dat iedereen op al onze locaties heel de ruimte huurt en op elk moment en zonder voorafgaande afspraak recht heeft op het volledige gebruik van de gehele ruimte en zijn diensten. Dit betekent dat de kantoorruimte die ze huren ook echt van hen is. 

 

Het hele doel van dit model is dat leden de ruimte op elke gewenste manier kunnen gebruiken. Ze kunnen het gebruiken als een virtueel kantoor, of ze kunnen het gebruiken als een vestigingsadres, of ze kunnen het gebruiken iedere dag – door ernaartoe te gaan, of juist niet.. Ze kunnen de ruimte gebruiken zo vaak ze willen, hetzij één keer per jaar, het is geheel aan hen. 

 

Onze coworkers kunnen de ruimte gebruiken met het volledige vertrouwen dat al hun belanghebbenden, leveringen of zelfs boze klanten bij DeKamer kunnen opdagen en professioneel zullen worden behandeld. De Community Manager op hun locatie zal met de ondernemer of zakelijke leden contact opnemen en ze informeren dat er iemand is om ze te zien of om een levering te doen of wat dan ook. 

 

Als de persoon er niet is of kan zijn, zal de Community Manager het behartigen: de gast informeren, contact opnemen met het bedrijf om deze met de gast in contact te brengen, en berichten of pakketten bezorgen bij de ondernemer of eigenaar. Als alternatief kunnen ze ter plekke een afspraak maken die voor beide partijen uitkomt en kunnen ze elkaar ontmoeten op de locatie van DeKamer of waar dan ook.

 

Bij DeKamer hebben we geen tweederangs coworkers. Al onze coworkers zijn eersteklas en we doen ons best om onze ondernemers te helpen hun bedrijven te laten groeien door kennismaking met andere coworkers en hun netwerken die jou van pas kunnen komen tijdens de groeifase. De kosten van het gebruik van de ruimte wisselen – het kan zelfs maandelijks veranderen – op basis van jouw zakelijke behoeften, waardoor onze ruimtes ideaal zijn voor startups en ondernemers die op zoek zijn naar schaalvergroting. We zijn er trots op dat we ons concept van het gebruik van onroerend goed om jou heen baseren alsook de behoeften van jouw bedrijf. 

 

DeKamer fungeert met trots als de verbinding tussen de ondernemer en de rest van de wereld. Om gebruik te maken van een DeKamer-adres betekent in het bezit zijn van een daadwerkelijk adres waarmee bedrijven kunnen worden aangemeld. Met onze adressen kun je je bedrijf bij de KvK inschrijven zonder dat je het gevoel hoeft te hebben dat je iets louche of lastigs doet om aan de regels te voldoen. Wij houden ons aan de regels en zien geen noodzaak om jouw bedrijf aan te passen aan het beschikbare vastgoed. Het is andersom, de ruimte past zich aan bij jou.

Registered Office, Virtual Office, what’s up with that?

In Europe and the United States, every business shares at least one stakeholder: the government. This is true even if your business is operating as a sole trader or a freelancer. We do not think about this very much, but fundamentally in our system, the very existence of a business is dependent on the existence of the state. There are many other stakeholders in a business of course, like the clients, the vendors, and the service providers. In order to address the needs of all these people, we have things like business licenses, tax numbers, and a business register that lists important information for the stakeholders such as contact information, people responsible, and the registered business address.

A business address is of course important for many reasons, like sending and receiving mail and packages, having meetings with your suppliers or vendors, or with unhappy clients wanting to meet in person – usually as a last resort. Many people who work from home, or who work in their clients’ offices, don’t have an office separately to register their business address. This can be solved by making use of a registered office.

In Europe, there is a division between the virtual office address and the registered office address. These two terms are usually confused with one another.

So, what is the difference between a virtual office and a registered office?

A virtual office

A virtual office, in general, is an address that is used in correspondence like emails and a place where mail gets sent to. This address is used for administrative purposes. Most of the time, a virtual office cannot be used to physically go to and do work, it is simply a place where paperwork gets sent.

Often, a virtual office is no more than a single room where hundreds of businesses are registered. Rightfully, there is no way to run a business or multiple businesses from that area. This is because the people using this service do not want or intend to use it as an office.

It is also not a place where stakeholders can go to find the entrepreneur. And this is why this type of address is not sufficient to register a business with the Chamber of Commerce. This is because the address does not belong to the business and it does not reflect the actual location of where stakeholders can find the business owner.

A registered office

A registration address has to be the place where a business is based. This is what separates a registered address from a virtual one. Your registered office has to be a physical place where stakeholders can find you or the members of the business.

The point of a registered office is that it is an actual office, with actual office supplies like desks, printers, chairs, folders, and a coffee maker and refrigerator. For instance, a coworking space can fit this description – whether flexible or hybrid.

This means that a coworking address can sometimes be used to register your business address at the Chamber of Commerce. Key in making this decision is this: can you go there anytime you wish to work, or do you have to get permission from the people running the space? If you have to get permission – and more importantly if the permission can be refused – then it is not your place and it may not be used for registration at the Chamber of Commerce.

So, to recap, conceptually, the difference is:
A virtual office equates to a small space that is used for administrative purposes, like receiving mail and using it in correspondence. This address is limited in that it cannot be used to register a business with the Chamber of Commerce.
A registered office is an office area (physical location), as a coworking space, that can be used at will by the business. It may be used as an address to register a business with the Chamber of Commerce. It has everything an office space needs, and the business may use it whenever they may wish to, in any way they may wish to.

What type of office is DeKamer?

One of the levels of membership at DeKamer is the basic level and it is a registered office. Some coworkers are so accustomed to using the phrase virtual office that it creates confusion when speaking about DeKamer.

The heart of our model is that everyone in all of our locations rents the space and is entitled to the full use of the entirety of the space and its services at any time, without prior arrangement. This means that the office space they rent is truly theirs.

The whole purpose of this model is for people to use the space in any way they like. They can use it as a virtual office, or they can use it as a registered office. They can use the space as often as they like, or use it once a year, it is totally up to them.

Our coworkers can use the space with complete confidence that any of their stakeholders, angry customers, or deliveries can show up at DeKamer’s door and will be handled professionally. The Community Manager at their location will get in touch with the entrepreneur or business members to let the person know that someone is there to see them or make a delivery or whatever the case may be.

If the person is not there, the Community Manager will handle it: inform the guest, contact the business to connect them with the guest, deliver messages or packages to the entrepreneur or business owner. Alternatively, they can arrange for an appointment right on the spot that is convenient for both parties and they can meet either at the DeKamer location or wherever they prefer.

At DeKamer, we do not have second class coworkers. All of our coworkers are first class and we do our best to help you grow your business by introducing you to other coworkers or their connections who may be of use to you as you grow. The cost of the use of the space changes – it can even change each month – according to your business needs, making our spaces ideal for startups and entrepreneurs looking to scale. We pride ourselves on basing our concept of the use of real estate around you and the needs of your business.

DeKamer serves proudly as the connection between the entrepreneur and the rest of the world. Making use of a DeKamer address means that it is an actual address that can be used to register businesses. With our addresses, you can register your business at the Chamber of Commerce without having to feel that you are doing something shady or tricky just to comply with the rules. We comply with the rules and don’t see any need to change your business to suit the real estate available. Itś the other way around, the space adjusts to you.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.